Boligforeningens renoveringsprojekter
– tag, vinduer og facader

Handlingsplan og beboerinformation

• Et bestyrelsesmedlem fra jeres forening – eller investoren bag – kontakter os hos Melander & Dam med et problem, vi skal undersøge nærmere. Det kan også være, at vi allerede har været i dialog og udarbejdet en tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan til jeres forening. I givet fald er det det den, vi tager udgangspunkt i.
• Hos Melander & Dam udarbejder vi herefter en handlingsplan for projektet med tilhørende budget, som vi gennemgår med jer i bestyrelsen. Vi har ofte et vigtigt samarbejde med jeres administrator, der har den nødvendige viden om ejendommen, så vi kan lave realistiske scenarieberegninger. Når alle er tilfredse, indstilles materialet til jeres generalforsamling.
• På generalforsamlingen præsenterer den tilknyttede projektleder fra Melander & Dam handlingsplanen og budgettet for jer og jeres beboere. Vedtages projektet, sender vi en rådgiveraftale til jer i bestyrelsen eller enten jeres administrator eller advokat.
• Når aftalen er indgået, så opretter vi sagen i systemet og starter op med projekteringen. Vi udarbejder også en informationsskrivelse til jer i foreningen og jeres beboere, som I kan videreformidle eller runddele. Her vil vi fortælle om projektet og de ting, beboerne skal være opmærksomme på.
• Vi går nu i gang med projektering, opmåling forud for udarbejdelsen af udbuddet. Får vi brug for at komme ind og vurdere specifikke forhold nærmere i jeres forening, så vil vi forud for besøget tage fat i vores kontaktperson hos jer.
• Vi sender projektet til bestyrelsens kommentar og aftaler meget gerne et møde, hvor projektet gennemgås, inden vi sender det i udbud.
• Vi sender projektet i udbud hos 3-4 hovedentreprenører
• Vi hjælper med kontraktforholdene mellem foreningen og hovedentreprenøren og sørger for at skrive og udsende referater fra alle møder.
• Inden projektet starter, afholder vi opstartsmøde med hovedentreprenøren og bestyrelsen. Vi skriver selvfølgelig referat af alle møder og fremsender.

Projektledelse, tilsyn og effektiv kommunikation

• Vi sørger for byggestyring, fagtilsyn, kvalitetssikring, tidsstyring, økonomiopfølgning og kommunikation med alle interessenter:
• Kommunikation med hovedentreprenøren: Når projektet kører, afholder vi ugentlige byggemøder og tilsyn på projektet efter aftale. Her sikrer vi os, at projektet kører efter tidsplanen og opdaterer stadeopgørelsen (projektstatus), der ligger til grund for den løbende fakturering.
• Kommunikation med bestyrelse, administrator eller investor: Vi holder løbende og efter aftale med bestyrelsen bygherremøder. Som minimum anbefaler vi ét før opstart. Ét halvvejs i projektet. Og yderligere ét bygherremøde efter afslutning af projektet. På den måde får vi løbende delt vores tanker og eventuelle spørgsmål. Vi udsender månedligt en økonomiopfølgning og stadeopgørelse for projektet både under projektering og udførelse.
• Kommunikation med beboere: I hele byggeprocessen informerer vi ugentligt via mail - eller hvis foreningen bruger en digital platform (fx Probo) - til alle beboere i foreningen og til administrator. Det er en kort og præcis status på projektet og en information om, hvilke ting, der sker den næste uge. Her gør vi fx beboerne opmærksomme på, hvis de mandag morgen ikke skal sætte cykler op ad væggen på ejendommen, fordi hovedentreprenøren starter ugen med at afrense facaden.

Mangelgennemgang, afleveringsforretning, 1 og 5 års gennemgang

• Inden projektets afslutning laver vi en mangelgennemgang og hjælper med at holde hovedentreprenøren ansvarlig for, at eventuelle mangler bliver udbedret inden afleveringsforretningen. Beboerne og bestyrelsen vil i hele processen have mulighed for at følge med i deres mangler, da vi har et digitalt system, hvor de selv opretter mangler, og hvor vi, de og hovedentreprenøren kan kommentere.
• Vi deltager på afleveringsforretning, hvor vi igen gennemgår ejendommen for eventuelle mindre mangler. Dette nedskrives i en afleveringsprotokol, hvor vi tilbageholder penge fra hovedentreprenøren, som svarer til den udgift, foreningen vil have, hvis de skal betale en anden entreprenør for at udbedre de påtalte mangler. Hovedentreprenøren får typisk 1-2 uger til at udbedre de sidste mangler og fremsende dokumentation på udbedring, hvorefter vi sørger for, at hovedentreprenøren får nedskrevet sin
• 1 års gennemgang: 1 år efter projektets afslutning deltager vi i 1 års gennemgangen, hvor vi gennemgår projektet sammen med hovedentreprenøren og jer i bestyrelsen. Forud for 1 års gennemgangen vil vi sende jer en informationsskrivelse, hvor vi fortæller om processen og spørger ind til, hvorvidt I har oplevet mangler. På samme måde som ved projektafslutningen, har alle beboere adgang til vores digitale system, hvor de selv opretter mangler, og hvor vi og hovedentreprenøren kan kommentere. Hvis der ikke er nogle mangler, eller når de er udbedret, vil vi informere bestyrelsen og administrator, og hovedentreprenøren vil få nedskrevet sin garanti.
• 5 års gennemgang: 5 år efter projektets afslutning deltager vi i 5 års gennemgangen, hvor vi gennemgår projektet sammen med hovedentreprenøren og jer i bestyrelsen. Forud for 5 års gennemgangen vil vi sende jer en informationsskrivelse, hvor vi fortæller om processen og spørger ind til, hvorvidt I har oplevet mangler. På samme måde som ved projektafslutningen, har alle beboere adgang til vores digitale system, hvor de selv opretter mangler, og hvor vi og hovedentreprenøren kan kommentere. Hvis der ikke er nogle mangler, eller når de er udbedret, vil vi informere bestyrelsen og administrator, og hovedentreprenøren vil få nedskrevet sin garanti.